Die Hochzeitsplanung ist eine aufregende, aber auch herausfordernde Zeit im Leben eines Paares. Ein klarer Zeitplan hilft, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass nichts Wichtiges vergessen wird. In diesem Artikel stelle ich euch die wichtigsten Meilensteine der Hochzeitsplanung vor.
12 - 18 Monate vorher: Der Grundstein für eure Hochzeitsplanung
Wir gehen von einer Planungszeit von 1-1.5 Jahren aus. Natürlich kann man eine Hochzeit auch in mehr (oder weniger) Zeit planen. Ich empfehle jedoch, dass ihr immer nach diesem Schema vorgeht, egal wann ihr mit der Planung beginnt.
Gästeliste definieren
Die Gästeliste wird eure erste Hürde darstellen, denn die Gästeanzahl bestimmt oft das Budget. Je mehr Gäste, desto mehr Budget müsst ihr einkalkulieren. Überlegt gemeinsam, mit wem ihr euren besonderen Tag feiern möchtet. Plant ihr beispielsweise ein ganzes Wochenende ein? Oder möchtet ihr mehrere Gästegruppen (Zeremonie, Apéro, Abendessen) haben?
Tipp: Falls die Gästeanzahl zu hoch ist, erstellt mehrere Gruppen. Gruppe A beinhaltet die Personen, die unbedingt dabei sein müssen. Gruppe B sind diejenigen, die ihr einladet, wenn die Location gross genug ist, genug Budget vorhanden ist oder jemand von Gruppe A absagt. Besprecht ebenfalls, ob ihr Begleitpersonen (+1) und/oder Kinder an eurer Hochzeit dabeihaben möchtet.
Budget setzen
Die durchschnittliche Hochzeit in der Schweiz kostet ca. CHF 40'000 bei 60 Gästen. Die untenstehenden Punkte zeigen euch auf, wofür das Budget benötigt wird:
Wedding Thema definieren
Ein einheitliches Thema verleiht eurer Hochzeit einen besonderen Touch. Ob Vintage, Boho oder klassisch – entscheidet euch für ein Thema, das eure Persönlichkeit widerspiegelt und sich durch alle Elemente der Hochzeit zieht. Dies ist kein Muss, kann aber die gesamte Ästhetik eurer Hochzeit steuern und sich von den Einladungen, über die Tischdeko, euren Outfits bis hin zu den Gastgeschenken wiederfinden. Hochzeits-Moodboards und Inspirationen findet ihr auf Pinterest oder Instagram.
Hochzeitsplaner buchen
Ein Profi kann euch viel Stress ersparen und dafür sorgen, dass alles reibungslos verläuft. Hochzeitsplanerinnen bieten oft viele verschiedene Packages an, darunter beispielsweise die Komplettplanung, die Teilplanung fürs kleine Budget, die Location Suche, den Wedding Day Manager oder in meinem Fall zusätzlich den Safety-Check.
Bucht am besten ein kostenloses Beratungsgespräch mit einem euch sympathischen Hochzeitsplaner und hört euch an, wie euch dieser bestens unterstützen kann.
Location reservieren
Gerade wenn ihr eine spezielle Location im Kopf habt ist es wichtig, diese so rasch wie möglich anzufragen. Populäre Hochzeitslocations sind oft bereits mehr als ein Jahr im Voraus ausgebucht. Wenn ihr die Art der Lokalität im Kopf habt (beispielweise ein Schloss oder eine Scheune), kann euch die Location Suche mit einem Hochzeitsplaner weiterhelfen.
Falls ihr mehr Informationen zur Suche nach eurer perfekten Hochzeitslocation benötigt, empfehle ich euch diesen Blog Beitrag.
Save the Date versenden
Teilt euren Gästen euer Hochzeitsdatum anhand eines Save the Date mit. Damit könnt ihr schon grob aschätzen, wer für eure Hochzeit beispielsweise aus dem Ausland anreisen wird oder wer höchstwahrscheinlich nicht abkömmlich sein wird.
6 - 12 Monate vorher: Die Details planen
Das Grobkonzept steht und es ist nun an der Zeit, sich um die Details zu kümmern.
Grober Tagesplan definieren
Was ist euch wichtig? Was möchtet ihr die Zeremonie einbinden? Wann soll das Essen und die Party starten? Möchtet ihr ein klassisches Fotoshooting oder einen First Look/First Touch? Erstellt einen groben Ablaufplan für euren Hochzeitstag. Dieser hilft euch, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass all eure Programmpunkte berücksichtigt sind.
Zeremonie Stil besprechen
Für die Zeremonie gibt es viele verschiedene Möglichkeiten, darunter religiöse Zeremonien in der Kirche, standesamtliche und freie Trauungen. Welche Rituale wünscht ihr euch und wie stellt ihr euch die musikalische Untermalung vor?
Dienstleister buchen
Viele Hochzeitsdienstleister sind oft lange im Voraus ausgebucht. Deshalb ist es wichtig, die am für euch wertvollsten Dienstleister so früh wie möglich zu organisieren. Möchtet ihr beispielsweise einen speziellen Fotografen mit einem gezielten Stil oder ist euch der DJ für die Party am wichtigsten? Dann nichts wie los und Anfragen raussenden. Es gibt viele hochqualifizierte Hochzeitsdienstleister die sich darauf freuen, eure Hochzeit unvergesslich zu machen.
Tipp: Wenn ihr euch überfordert fühlt, fragt bei eurem Hochzeitsplaner nach Dienstleister-Vorschlägen an.
Outfits aussuchen
Ein ganz spannender und oft emotionaler Punkt ist die Suche nach dem perfekten Hochzeitsoutfit. Es gibt unendlich viele Möglichkeiten, von klassischen Kleidern bis hinzu modernen Bräutigamoutfits. Wichtig ist, dass ihr euch wohlfühlt und das findet, was zu euch passt. Denkt daran, genug Zeit für allfällige Änderungen bei der Schneiderin einzuplanen.
Ringe anschauen
Wenn ihr Eheringe möchtet ist es wichtig, euch genug Zeit zu nehmen um die passenden Ringe für eure Liebe auszuwählen. Beim spezialisierten Juwelier werdet ihr bestens beraten.
Hochzeitswebsite live schalten
Eine Hochzeitswebsite ist perfekt um detaillierte Informationen rund um eure Hochzeit mit euren Gästen zu teilen. Sucht euch eure passende Domain aus und erstellt eine Website mit allen wichtigen Informationen. Es gibt auch Anbieter, die euch bei der Erstellung unterstützen.
Einladungen versenden
Um die Zu- und Absagen von euren Gästen einzuholen ist es nun wichtig, die Einladungen zu versenden. Ihr könnt dies klassisch auf dem Postweg machen (berücksichtigt, dass Kosten für den Postversand hinzukommen), oder digital bspw. über E-Mail oder What's App.
3 - 6 Monate vorher: Feinschliffe vornehmen
Der grosse Tag rückt in näher und folgende Punkte gilt es noch zu organisieren:
Hochzeitstorte buchen
Falls eure Hochzeit während der Hauptsaison (Mai-September) stattfindet ist es wichtig, die Hochzeitstorte so früh wie möglich zu buchen, besonders wenn ihr etwas spezielles möchtet. Achtet hier auch auf saisonale Verfügbarkeit der Produkten. Beispielsweise ist eine Erdbeertorte im Winter viel schwieriger zu bekommen als im Sommer.
Übernachtungsmöglichkeiten definieren
Auch dieser Punkt ist abhängig von der Saison. Während der Ferienzeit sind viele Hotels ausgebucht. Fragt demnach frühzeitig an, ob ihr ein Kontingent reservieren könnt und ob es Gruppenrabatte gibt. Vergesst dabei nicht, die Unterkunft für euch selbst zu buchen.
Hochzeitstanz üben
Gute drei Monate vor eurem grossen Tag solltet ihr mit Tanzstunden beginnen, sofern ihr einen Eröffnungstanz plant.
Viele Tanzlehrer bieten Privatlektionen an, damit auf euch und eure Wünsche optimal eingegangen werden kann.
Transfer organisieren
Die Faustregel besagt, dass man von den Gästen erwarten kann, dass sie selbst zur Hochzeitslocation kommen (und von dort später wieder nach Hause). Für alles andere, was während dem Tag passiert (beispielsweise Verschiebung von der Trauungslokalität zum Abendesse), sollte ein Transfer organisiert werden. Hier gibt es unzählige Möglichkeiten für euch und eure Gäste.
Standesamt Termin reservieren
In der Schweiz kann man 6-12 Monate zuvor seinen Standesamt Termin reservieren. Klassischerweise wird die kirchliche/freie Trauung an einem anderen Tag als die standesamtliche Trauung vollzogen. Dies ist aber total euch überlassen.
Ungefähr drei Monate vor eurem standesamtlichen Termin beginnen dann die Vorbereitungen (Dokumentenbeschaffung, etc.).
1 - 3 Monate vorher: Die letzten Vorbereitungen
Endspurt, es geht um die letzten paar Punkte in eurer Planung.
Gastgeschenke definieren
Falls ihr euren Gästen eine kleine Aufmerksamkeit schenken möchtet, solltet ihr das jetzt organisieren. Dies kann etwas persönliches, selbstgemachtes sein oder auch eine personalisierte Kleinigkeit.
Tipp: Essbare Gastgeschenke oder solche, welche im Alltag verwendet werden können, kommen bei den Gästen super an. Zu grosse oder unnötige Geschenke werden leider oft liegen gelassen.
Lieder für Zeremonie auswählen
Musik ist ein wichtiger Bestandteil einer Hochzeit und definiert die Stimmung von euch und euren Gästen.
Definiert spezielle Songs für verschiedene Programmpunkte am Tag. Wenn ihr auch für die Party spezielle Songs wünscht, teilt dies eurem DJ mit.
Ebenfalls könnt ihr jetzt definieren ob ihr möchtet, dass eure Gäste Musikwünsche äussern dürfen oder eher nicht.
Probeessen
Solltet ihr euch für eine Location entschieden, bei welcher das Catering bereits festgelegt ist macht es Sinn, die Möglichkeiten im Voraus zu besprechen. Wenn es für euch passt, könnt ihr ein Probeessen für euer spezifisches Hochzeitsmenü ausmachen. Beachtet dabei, dass dieses meistens separat verrechnet wird aber ein toller Moment für euch als Paar ist.
Hochzeitsreise buchen
Falls ihr euch direkt nach eurer Hochzeit in die Flitterwochen verabschieden möchtet, solltet ihr die Planung jetzt starten. Beachtet hierbei auch allfällige Visumsbeschaffung und Impfungen.
Sitzplan erstellen
Je nach Setup an eurem Hochzeit könnt ihr euch für oder gegen eine Sitzordnung entschieden. Zu diesem Zeitpunkt solltet ihr bereits Rückmeldung von euren Gästen erhalten haben, ob sie an eurem grossen Tag dabei sein können oder nicht.
Achtet bei der Sitzordnung dabei, Personen die sich nicht gut verstehen nicht nebeneinander zu setzen um Stress zu vermeiden.
Probetermin Haar & Makeup
Meist ein paar wunderschöne und entspannte Stunden für die Braut. Ein Probetermin für Haare und Makeup macht immer Sinn. Bereitet euch anhand von Fotos auf den Termin vor damit ihr gemeinsam das Passende finden könnt.
1 Monat vorher: Die letzten Feinschliffe
Nicht mehr lange bevor ihr euch das Ja-Wort geben könnt. Zu diesem Zeitpunkt gilt es, folgendes zu organisieren:
Kleider anpassen
Falls eure Outfits angepasst werden musstet, könnt ihr diese nun abholen. Überlegt euch, ob ihr diese bei euch zuhause oder bei einem Freund/einer Freundin zwischenlagert bis zur Hochzeit, damit euer Partner dies nicht aus Versehen schon zuvor sieht.
Gelübte schreiben
Mit Hinblick auf euren Hochzeitstag könnt ihr euch ein bisschen Zeit nehmen und in Ruhe mit dem Schreiben eures Gelübtes beginnen. Dieses könnt ihr entweder eurer besserer Hälfte beim Getting Ready in schriftlicher Form abgeben oder aber beim First Look oder bei der Zeremonie vorlesen.
Gästeliste finalisieren
Oft gibt es kurz vor der Hochzeit noch kleine Änderungen in der Gästeliste. Stellt deshalb sicher, dass ihr die endgültige Anzahl der Gäste eurer Location und eurem Catering mitteilt. Dies ist auch ein guter Zeitpunkt um Allergien und Unverträglichkeiten mittzuteilen.
Tagesplan finalisieren
Nun wird der Tagesplan mit allen Änderungen ergänzt und finalisiert. Falls ihr mit einem Wedding Day Manager arbeitet, wird dieser die Arbeit für euch übernehmen und sicherstellen, dass alle involvierten Dienstleistern eine Kopie davon erhalten.
1 Woche vorher: Die letzten Handgriffe
Eine Woche bis zum grossen Tag und die letzten Kleinigkeiten stehen noch an.
Gelübte/Reden üben
Nicht alle von uns wurden als grosse Redner geboren. Lest darum euer Gelübte euch selbst laut vor damit ihr hört wie es klingt und sicherstellen könnt, dass ihr euch am Tag selbst auch wohlfühlt. Etwas Nervosität gehört hier aber sicher immer mit dazu.
Maniküre/Pediküre
Geht zur Maniküre/Pediküre eures Vertrauens und gönnt euch eine kleine Auszeit. Eure Hände und je nach Schuhen auch Füsse werden auf Fotos gut zu sehen sein und sollten deshalb schön gepflegt sein.
Coiffeur Termin
Solltet ihr noch einen letzten kleinen Haarschnitt vor eueren grossen Tag planen, könnt ihr sicherstellen, dass die Basis für eure perfekte Hochzeitsfrisur geschaffen ist.
Nach der Hochzeit: Die Nachbereitung
Herzlichen Glückwünsch! Ihr seid nun verheiratet und hattet ein wunderbares Fest mit euren Liebsten. Lasst euch genug Zeit um die Emotionen des Tages zu verarbeiten und gemeinsam im Eheleben anzukommen. Danach könnt ihr euch sukzessive in die Nachbearbeitung stürzen.
Dankeskarten versenden
Bedankt euch bei euren Gästen für ihr Kommen und die Geschenke. Eine persönliche Note macht die Karten besonders. Dies kann eine handschriftliche Anmerkung oder ein persönliches Foto vom Hochzeitstag sein.
Fotos mit den Gästen teilen
So wie ihr freuen sich auch eure Gäste darauf, die Fotos eures Hochzeitstages zu sehen. Teilt die Galerie mit euren Liebsten, beispielsweise direkt über eure Hochzeitswebsite.
Offene Rechnungen bezahlen
Stellt sicher, dass alle ausstehenden Rechnungen fristgerecht bezahlt sind, damit ihr entspannt in eure Ehe starten könnt.
Mit diesem detaillierten Zeitplan für die Hochzeitsplanung behaltet ihr den Überblick und könnt sicherstellen, dass eure Hochzeit reibungslos verlaufen wird. Für eure Planung findet ihr die Checkliste anbei zum downloaden & abhacken. Viel Spass beim Planen von eurer Traumhochzeit!
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