Euer Hochzeitstag ist ein einmaliges Erlebnis – voller Emotionen, grosser Momente und unvergesslicher Erinnerungen. Doch hinter der perfekten Feier stecken monatelange Vorbereitung und präzise Planung. Damit ihr euren Tag stressfrei geniessen könnt, ist ein Wedding Day Manager unverzichtbar. Aber was macht ein solcher genau, und warum ist er die Investition wert?
Was ist ein Wedding Day Manager?
Ein Wedding Day Manager – auch Hochzeitskoordinator oder Wedding Day Coordinator genannt – übernimmt die komplette Organisation und Koordination eures Hochzeitstags. Während ihr den Moment erlebt, sorgt er dafür, dass der Zeitplan eingehalten wird, Dienstleister reibungslos arbeiten und kleine Probleme unauffällig gelöst werden. Er oder sie ist aber kein Ersatz für einen Hochzeitsplaner/eine Hochzeitsplanerin, die monatelang die Details eurer Feier gestaltet.
Warum ein Wedding Day Manager Sinn macht
Entspanntes Brautpaar, entspannte Gäste
Eine Hochzeit kann hektisch werden, besonders wenn Freunde oder Familie eingespannt werden, um Aufgaben zu übernehmen. Mit einem Wedding Day Manager bleiben eure Liebsten entspannt und können mit euch feiern, anstatt sich um sämtliche logistische Details kümmern zu müssen.
Reibungslose Koordination aller Dienstleister
Ob Fotograf, Florist, DJ oder Caterer: Ein Wedding Day Manager ist die zentrale Ansprechperson für alle. Er sorgt dafür, dass jeder Dienstleister zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist – von der Ankunft bis zum Abbau.
Flexibilität bei unerwarteten Ereignissen
Unvorhergesehene Situationen sind gerade bei Hochzeiten keine Seltenheit. Glaubt mir, ihr möchtet euch an diesem Tag nicht mit solchen auseinanderschlagen. Ein Wedding Day Manager hat immer einen Plan B parat – sei es bei schlechtem Wetter, technischen Problemen, kleinen Pannen oder anderen unerwarteten Ereignissen.
Ein durchdachter Zeitplan
Vom Getting Ready bis zur letzten Tanzrunde wird der Tagesablauf professionell geplant. Ein Wedding Day Coordinator sorgt dafür, dass alles nahtlos ineinandergreift, ohne, dass ihr auf die Uhr schauen müsst. Durch ihre Erfahrung können sie euch auch bestens informieren, wie lange einzelne Programmpunkte, zum Beispiel Zeremonien oder Gänge beim Abendessen in der Regel dauern.
Der Unterschied zwischen einem Location Manager und einem Wedding Day Manager
Häufig ist bei grösseren Hochzeitslocations auch ein Location Manager vor Ort. Viele Paare gehen davon aus, dass dieser die gleichen Aufgaben übernimmt, wie ein Wedding Day Manager. Dem ist aber nicht so.
Ein Location Manager kümmert sich um sämtliche Belangen rund um die Hochzeitslocation wie beispielsweise den Tischaufbau oder die Servicekoordination. Der Wedding Day Coordinator hat jedoch den gesamten Tag im Blick. Von der Koordination der externen Dienstleister, der Dekoration der Kirche über die Begrüssung und das Wohlbefinden der Gäste, dem Organisieren des Sektempfangs, dem Einhalten des Tagesplanes und vielem mehr.
Welche Aufgaben übernimmt ein Wedding Day Manager?
Ein Wedding Day Manager sorgt dafür, dass euer Hochzeitstag stressfrei und reibungslos abläuft. Die Aufgaben werden im Voraus abgesprochen. Jedoch gehören folgende standartmässig mit dazu:
Koordination der Dienstleister
Abstimmung der Ankunftszeiten, Aufbaupläne, Dresscode und Absprachen vor Ort.
Überwachung des Zeitplans
Sicherstellen, dass alle Programmpunkte wie Trauung, Reden, Tortenanschnitt, Dinner und Hochzeitstanz pünktlich stattfinden.
Betreuung von Brautpaar und Gästen
Unterstützung bei spontanen Anliegen, wie zum Beispiel dem Anpassen der Schleppe, dem Reichen von Getränken oder das Bereitstellen eines Regenschirms.
Problemlösungen
Sofortige Reaktion auf unerwartete Herausforderungen, wie technische Probleme, Verzögerungen oder kleine Pannen.
Details im Blick behalten
Vom richtigen Platzieren der Tischkarten bis zum Timing beim Tortenanschnitt – nichts bleibt dem Zufall überlassen.
Wann sollte man einen Wedding Day Manager buchen?
Ein Wedding Day Manager sollte so früh wie möglich engagiert werden. Oft wird dieser in Kombination mit einer Gesamt- oder Teilplanung gebucht. Auch, wenn ihr bereits eine Hochzeitsplanerin engagiert habt, ist der Wedding Day Manager eine sinnvolle Ergänzung, da er oder sie sich speziell auf den Tag konzentriert. In der Regel beginnt die Zusammenarbeit dann 1-2 Monate vor dem grossen Tag, damit:
eine Übergabe aller Informationen erfolgen kann
Kontakt mit den Dienstleistern aufgenommen wird
genug Raum für eine reibungslose Vorbereitung bleibt
Tipp: Sobald ihr merkt, dass ihr jemanden braucht, der euch am Tag eurer Hochzeit entlastet, ist der richtige Zeitpunkt, einen Wedding Day Manager zu buchen. Wartet nicht zu lange, da viele Profis schnell ausgebucht sind!
Beispiele aus Erfahrungen eines Wedding Day Managers
Der vergessene Brautstrauss
Bei einer Hochzeit bemerkte ich kurz vor der Zeremonie, dass der Brautstrauss in der Unterkunft vergessen wurde. Während die Braut nichts davon mitbekam, organisierte ich einen schnellen Transfer. Die Braut hielt ihren Strauss rechtzeitig in den Händen, und der Moment blieb unvergesslich.
Verzögerung beim Catering
Bei einer anderen Hochzeit wurde das Catering durch einen Stau aufgehalten. Wir haben deshalb den Zeitplan spontan angepasst und das Abendessen vor verschoben. Stattdessen haben wir die Reden vor verschoben und die Gäste merkten nichts von der Verzögerung. Die Stimmung blieb perfekt.
Warum eure Trauzeugen nicht die Aufgaben eines Wedding Day Managers übernehmen sollten
Trauzeugen spielen eine besondere Rolle auf eurer Hochzeit – sie sind emotionale Stützen und enge Vertraute. Doch sobald sie in die Rolle eines Organisators gedrängt werden, bleibt für diese wertvollen Momente wenig Raum.
Ein Beispiel aus der Praxis
Bei einer Hochzeit hatten die Trauzeugen die Aufgabe übernommen, den Tagesablauf zu koordinieren. Am Hochzeitstag waren sie so mit organisatorischen Aufgaben beschäftigt, wie dem Empfang der Dienstleister, dem Aufbau der Candy Bar und dem Finden von Ersatzbatterien für das Mikrofon, dass sie kaum Zeit für das Brautpaar hatten.
Warum es besser ist, die Organisation abzugeben
Wenn Trauzeugen als "Wedding Day Manager" agieren, können sie ihre eigentliche Rolle nicht voll ausfüllen: den Tag mit euch zu feiern, emotionale Unterstützung zu bieten und euch besondere Momente zu schenken. Mit einem professionellen Wedding Day Manager an eurer Seite bleiben eure Trauzeugen entspannt und können euch ihre volle Aufmerksamkeit schenken – so, wie es sein sollte.
Gebt die Verantwortung ab und ermöglicht euren Liebsten, den Tag in vollen Zügen mit euch zu geniessen. Ihr werdet den Unterschied spüren!
Warum ihr einen Wedding Day Manager buchen solltet
Ein Wedding Day Manager ist mehr als nur ein Organisator. Er oder sie ist Problemlöser, Koordinator und Ruhepol. Mit einem Profi an eurer Seite könnt ihr euch auf das konzentrieren, was wirklich zählt: Eure Liebe und die Feier mit euren Gästen.
Plant ihr eure Hochzeit und möchtet sicherstellen, dass der Tag reibungslos verläuft?Ich begleite euch mit Herz, Erfahrung und einem Auge fürs Detail als euer Wedding Day Manager. Lasst uns gemeinsam euren perfekten Tag gestalten!
Comments